「生成AIを仕事に取り入れたい」。そう思っても、最初の一歩は意外と迷うものです。ツールを選ぶ前に、普段の仕事のなかにある、小さな手間をひとつ見つけてみましょう。
毎回ゼロから書いているメール。長いメモからの要点整理。定型レポートのたたき台。身近な作業を入口にすると、必要な機能も、確認すべきことも、具体的になります。
最初に探したいのは、繰り返している作業
まずは一週間の仕事を振り返り、「また同じことをしている」と感じた場面を書き出します。大きな業務改革の計画を立てる必要はありません。小さく、頻度があり、結果を確認しやすい作業から考えます。
- 打ち合わせのメモから、決定事項と次の作業を整理する
- すでにある説明文を、相手に合わせて書き直す
- 資料の構成案をつくり、人が内容を仕上げる
大切なのは、「AIに何ができるか」と同時に、「どの作業なら自分で良し悪しを判断できるか」を考えることです。
目的・入力・出力を、先に決める
試す作業が決まったら、何を渡し、何を返してほしいのかを整理します。曖昧な依頼を少し具体的にするだけで、比較や修正がしやすくなります。
| 決めること | たとえば |
|---|---|
| 目的 | 打ち合わせ後の作業漏れを減らしたい |
| 入力 | 個人名や機密情報を含まない練習用のメモ |
| 出力 | 決定事項・担当・期限をまとめた箇条書き |
| 人が確認する点 | 発言にない内容が追加されていないか |
最初は実際の顧客情報を使わず、架空の内容や公開情報で試すと、手順を落ち着いて確認できます。利用するサービスのデータの扱いも、導入前に確認します。
AIに渡す依頼は、完成形から逆算する
依頼文には、対象とする材料、求める形式、守ってほしい条件を添えます。次の例は、架空の会議メモを整理するためのたたき台です。
以下の会議メモから、決定事項と次の作業を整理してください。
出力形式：
・決定事項
・次の作業（担当／期限）
・確認が必要な点
メモに書かれていない担当や期限は推測せず、
「未定」と記載してください。一度で完成させるよりも、出力を見て「ここは不要」「この項目が足りない」と直す方が、仕事に合う使い方を見つけやすくなります。
使えそうかどうかは、小さく比べる
何回か試して、作業時間だけでなく、確認や修正の手間も記録します。文章をつくる時間が短くなっても、確認に同じだけ時間がかかるなら、依頼の仕方や対象の作業を見直す余地があります。
準備から確認まで含めて、いつもの仕事が少し楽になったか。その視点で、小さく判断します。
期待どおりでない結果も、次に試すための材料です。対象の作業を絞る、入力を整える、人が担当する範囲を変える。いくつか調整しながら、自分たちの仕事に合う境界を探します。
ひとつ使えたら、次の仕事へ
毎日の仕事で自然に使える手順になったら、入力の例、依頼文、確認事項をひとまとめにしておきます。別の人が使ったときに迷う点も、手順を整えるヒントになります。
新しい技術を取り入れる入口は、身近なところにあります。まずは、いつもの「面倒」をひとつ。そこから、仕事の選択肢を増やしていきましょう。
